Was ist bei der Archivierung von Berechnungsunterlagen zu beachten?

Michael · 10 Aug. 2026

Bei der Archivierung von Berechnungsunterlagen müssen Unternehmen gesetzliche Aufbewahrungsfristen einhalten, die Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse sicherstellen und Dokumente in dauerhaft lesbaren Formaten speichern. Die genauen Anforderungen hängen vom Einsatzbereich der Bauteile, den geltenden Regelwerken und den vertraglichen Vereinbarungen ab. Die folgenden Abschnitte beantworten die häufigsten Fragen zur Berechnungsdokumentation im Maschinenbau.

Wie lange müssen Berechnungsunterlagen aufbewahrt werden?

Berechnungsunterlagen müssen je nach Produktkategorie und anwendbarem Regelwerk zwischen zehn und dreißig Jahren aufbewahrt werden. Für Maschinen und Anlagen nach der Maschinenrichtlinie gilt in der Regel eine Mindestaufbewahrungsdauer von zehn Jahren ab dem Zeitpunkt der letzten Herstellung des Produkts. Bei sicherheitsrelevanten Bauteilen, etwa im Behälterbau oder in der Drucktechnik, können deutlich längere Fristen gelten.

Maßgeblich sind neben dem Produktsicherheitsgesetz auch branchenspezifische Normen wie die Druckgeräterichtlinie (2014/68/EU) oder die AD 2000-Regelwerke. Hinzu kommen handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten nach dem HGB, die für kaufmännische Unterlagen zehn Jahre vorsehen. Technische Unterlagen, die gleichzeitig Bestandteil der Produktdokumentation sind, unterliegen der produktrechtlichen Frist, nicht der handelsrechtlichen.

Wer Aufträge für öffentliche Auftraggeber oder in regulierten Branchen wie der Medizintechnik, Luft- und Raumfahrt oder Energieerzeugung ausführt, muss mit noch längeren Fristen rechnen, die vertraglich oder normativ festgelegt sind.

Welche Berechnungsunterlagen unterliegen der Dokumentationspflicht?

Alle Unterlagen, die zur Nachweisführung der Produktsicherheit und Funktionsfähigkeit eines Bauteils oder einer Maschine beitragen, unterliegen der Dokumentationspflicht. Dazu zählen Festigkeitsnachweise, Verformungsanalysen, Spannungsnachweise, CFD-Berechnungen, Simulationsmodelle sowie die zugehörigen Eingangsgrößen und Randbedingungen.

Konkret betrifft das folgende Unterlagentypen:

Berechnungsberichte mit Ergebniszusammenfassung und Bewertung
Modellbeschreibungen (Geometrie, Vernetzung, Materialparameter)
Lastannahmen und Randbedingungen
Verwendete Normen und Regelwerke
Softwareversionen und Lizenzinformationen
Revisionshistorie und Freigabevermerke

Besonders bei der FEM-Berechnung und Strukturanalyse ist die vollständige Dokumentation der Modellparameter entscheidend, da Berechnungsergebnisse ohne diese Informationen nicht reproduzierbar sind. Auch Zwischenergebnisse und verworfene Varianten sollten archiviert werden, wenn sie zur Designentscheidung beigetragen haben.

In welchem Format sollten Berechnungsunterlagen archiviert werden?

Berechnungsunterlagen sollten in langzeitstabilen, softwareunabhängigen Formaten archiviert werden. PDF/A ist für Berichte und Nachweisdokumente das empfohlene Format, da es auf Langzeitlesbarkeit ausgelegt ist. Für Rohdaten und Simulationsmodelle sollte zusätzlich ein neutrales Austauschformat gespeichert werden.

Proprietäre Formate aktueller Simulationssoftware sind problematisch, weil sie an bestimmte Softwareversionen gebunden sind. Eine Berechnung, die in einer älteren Softwareversion erstellt wurde, lässt sich oft nicht ohne Weiteres in einer neueren Version öffnen oder reproduzieren. Deshalb empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

Berichte und Nachweisdokumente als PDF/A speichern
Modelle zusätzlich in neutrale Formate exportieren (z. B. STEP für Geometrien)
Softwareversion und Berechnungsumgebung schriftlich dokumentieren
Eingabedateien und Skripte zusammen mit den Ergebnissen ablegen

Bei der CAE-Dokumentation empfiehlt sich außerdem ein strukturiertes Dateiablagesystem mit eindeutiger Versionskennzeichnung, das auch für Dritte ohne Einarbeitung nachvollziehbar ist.

Wie wird die Nachvollziehbarkeit von Berechnungsergebnissen sichergestellt?

Die Nachvollziehbarkeit von Berechnungsergebnissen wird durch eine vollständige, konsistente Dokumentation aller Eingangsgrößen, Modellentscheidungen und Auswertungsschritte sichergestellt. Ein Dritter muss anhand der Unterlagen in der Lage sein, die Berechnung zu verstehen, zu prüfen und im Idealfall zu reproduzieren.

Dafür sind drei Aspekte besonders relevant. Erstens müssen alle Annahmen explizit benannt werden: Welche Lasten wurden angesetzt, warum, und auf welcher Normgrundlage? Zweitens muss das Berechnungsmodell beschrieben sein, inklusive Vereinfachungen und deren Begründung. Drittens braucht jede Version des Dokuments einen klaren Revisionsstand mit Datum, Ersteller und Freigabe.

In der Praxis hat sich eine zweistufige Struktur bewährt: ein technischer Bericht für die fachliche Auswertung und ein separates Nachweisdokument für die normative Bewertung. So lassen sich Änderungen gezielt nachverfolgen, ohne den gesamten Bericht neu zu erstellen.

Was passiert bei unvollständiger Archivierung im Schadensfall?

Bei unvollständiger Archivierung von Berechnungsunterlagen kann das Unternehmen im Schadensfall seine Sorgfaltspflicht nicht nachweisen. Das führt im schlimmsten Fall zu Produkthaftung, bei der das Unternehmen für Schäden aufkommt, obwohl die Konstruktion möglicherweise korrekt war.

Ohne vollständige Berechnungsdokumentation ist es nicht möglich, im Nachhinein zu belegen, dass die sicherheitsrelevanten Nachweise zum Zeitpunkt der Inverkehrbringung erbracht wurden. Behörden, Sachverständige und Gerichte erwarten in solchen Fällen eine lückenlose technische Unterlagenhistorie. Fehlt diese, entsteht eine Beweislastumkehr zuungunsten des Herstellers oder Dienstleisters.

Auch wirtschaftlich sind die Folgen erheblich: Rückrufaktionen, Nachbesserungskosten und Reputationsschäden lassen sich ohne Dokumentation kaum auf Dritte zurückführen, selbst wenn das Versagen auf einen Zulieferer zurückgeht.

Wer ist im Unternehmen für die Archivierung von Berechnungsunterlagen verantwortlich?

Die Verantwortung für die Archivierung von Berechnungsunterlagen liegt in der Regel beim technischen Projektleiter, der den Berechnungsauftrag verantwortet. Dieser stellt sicher, dass alle relevanten Dokumente vollständig, versioniert und in den vorgesehenen Ablageprozess übergeben werden.

In der Praxis sind jedoch mehrere Rollen beteiligt. Der berechnende Ingenieur erstellt die Unterlagen und ist für deren fachliche Vollständigkeit zuständig. Der Projektleiter trägt die organisatorische Verantwortung für die termingerechte Übergabe in das Archiv. Die Qualitätssicherung prüft die Konformität mit internen Dokumentationsstandards und externen Normanforderungen.

Bei externen Dienstleistungen, etwa wenn ein Ingenieurbüro die Berechnung übernimmt, sollte im Werk- oder Dienstleistungsvertrag ausdrücklich geregelt sein, wer welche Unterlagen in welchem Format übergibt und wie lange der Dienstleister eigene Kopien vorhält. Diese Regelung schützt beide Seiten.

Wie CE-SYS Engineering bei der Berechnungsdokumentation unterstützt

CE-SYS Engineering begleitet Unternehmen nicht nur bei der Durchführung von FEM-Berechnungen und Strukturanalysen, sondern auch bei der normenkonformen Dokumentation der Ergebnisse. Das umfasst:

Erstellung vollständiger Berechnungsberichte mit Modellbeschreibung, Lastannahmen und Bewertung nach europäischen und internationalen Regelwerken
Nachweisführung für sicherheitsrelevante Bauteile inklusive Revisionshistorie und Freigabedokumentation
Strukturierte Ablage von Simulationsmodellen und Eingabedaten in langzeitstabilen Formaten
Unterstützung bei der Einbindung der Berechnungsdokumentation in bestehende QM-Systeme nach ISO 9001

Technische Projektleiter, die sicherstellen müssen, dass ihre Berechnungsunterlagen im Schadensfall standhalten, finden in CE-SYS Engineering einen erfahrenen Partner mit mehr als zwanzigjähriger Projekterfahrung im Maschinenbau. Nehmen Sie direkt Kontakt auf, um Ihre Anforderungen an die Ingenieurdokumentation zu besprechen.